Nach erbrachter Leistungserbringung muss der Auftraggeber mit dem Auftragnehmer eine Teil- oder Vollabnahme verein- baren. Der Auftragnehmer überprüft alle Positionen des Auftrages auf korrekte und funktionelle Umsetzung und beide Parteien fertigen zu diesem Zweck gemeinsam ein Abnahme- protokoll an.

In diesem Abnahmeprotokoll werden folgende Dinge protokolliert:

Ort, Datum und Uhrzeit der Abnahme
Namen der autorisierten Personen des Auftraggebers sowie Auftragnehmers
qualitative sowie quantitative Mängelfreiheit
bei Mängeln die Fristen für deren Beseitigung bzw. Ersatzlieferungen
Unterschriften des Auftraggebers sowie des Auftragnehmers
Hinweis auf Gewährleistung und Garantien

Nach der eigentlichen Fertigstellung eines IT-Projekts sind mehrere formale und organisatorische Schritte notwendig, bevor das Projekt tatsächlich abgeschlossen ist:

1. Abnahmeprüfung
Der Auftraggeber führt einen Soll-Ist-Vergleich durch: Entspricht die erbrachte Leistung dem, was vertraglich vereinbart wurde?
2. Abnahmeprotokoll erstellen
Das Ergebnis der Prüfung wird schriftlich dokumentiert – inklusive eventuell festgestellter Mängel und Fristen zu deren Behebung (siehe vorherige Frage).
3. Dokumentation und Einweisung übergeben
Technische Dokumentation (Systemarchitektur, Konfiguration, Betriebshandbuch) wird an den Kunden übergeben; oft folgt eine Schulung/Einweisung der Nutzer oder Administratoren, damit das System eigenständig betrieben werden kann.
4. Rechnungsstellung
Nach erfolgter (auch vorbehaltlicher) Abnahme wird die vereinbarte Vergütung fällig – die Rechnung wird gestellt.
5. Projektabschluss und Gewährleistung
Ein Abschlussbericht wird erstellt (ggf. mit Lessons Learned für zukünftige Projekte), und die vertraglich vereinbarte Gewährleistungsfrist beginnt zu laufen – der Auftraggeber kann innerhalb dieser Frist Mängel geltend machen.

Schritte nach der Leistungserbringung (FISI)

Welche Schritte sind nach der Leistungserbringung notwendig?

Die Leistungserbringung bedeutet: Die Arbeit oder das IT-Projekt ist fertig.

Einfach gesagt:

Jetzt muss der Kunde prüfen, ob alles richtig funktioniert und wie vereinbart geliefert wurde.

Schritt 1: Abnahme vereinbaren

Der Auftraggeber (Kunde) und der Auftragnehmer (IT-Firma) vereinbaren einen Termin. Dort wird das fertige Projekt gemeinsam geprüft.

Beispiel:

Eine IT-Firma hat ein neues WLAN installiert. Nun treffen sich Kunde und IT-Firma, um das WLAN gemeinsam zu testen.

Schritt 2: Projekt prüfen

Der Auftragnehmer zeigt, dass alles richtig funktioniert. Es wird geprüft:

✅ Sind alle Arbeiten erledigt?
✅ Funktioniert alles?
✅ Wurden alle vereinbarten Leistungen geliefert?

Schritt 3: Abnahmeprotokoll erstellen

Alle Ergebnisse werden in einem Abnahmeprotokoll aufgeschrieben.

Inhalt	Einfach erklärt	Beispiel
Ort, Datum und Uhrzeit	Wann und wo fand die Abnahme statt?	Berlin, 20.09.2026, 10:00 Uhr
Beteiligte Personen	Wer war bei der Abnahme dabei?	Herr Müller (Kunde), Frau Schmidt (IT-Firma)
Mängelfreiheit	Ist alles vollständig und ohne Fehler?	Alle Drucker funktionieren.
Mängel und Fristen	Welche Fehler gibt es noch und bis wann müssen sie behoben werden?	Ein Drucker funktioniert nicht. Reparatur bis 30.09.2026.
Unterschriften	Kunde und IT-Firma bestätigen das Ergebnis.	Beide unterschreiben.
Gewährleistung und Garantie	Hinweis auf Rechte bei späteren Fehlern.	24 Monate Gewährleistung.

Schritt 4: Unterschreiben

Wenn beide Seiten mit dem Ergebnis zufrieden sind, unterschreiben:

✍️ Auftraggeber (Kunde)
✍️ Auftragnehmer (IT-Firma)

Damit ist die Abnahme abgeschlossen.

Was passiert bei Mängeln?

Falls noch Fehler vorhanden sind:

❌ Die Fehler werden aufgeschrieben.
📅 Es wird eine Frist zur Behebung vereinbart.
🔧 Der Auftragnehmer behebt die Mängel.

Ein Beispiel aus der Praxis

Eine IT-Firma installiert 20 neue Computer. Bei der Abnahme stellt der Kunde fest:

✅ 19 Computer funktionieren.
❌ 1 Computer startet nicht.

Im Abnahmeprotokoll steht:

Fehler: Computer Nr. 12 startet nicht.
Frist: Reparatur bis nächste Woche.

Nach der Reparatur wird der Computer erneut geprüft.

Einfacher Ablauf

Schritt	Was passiert?
1	Leistung ist fertig.
2	Abnahmetermin vereinbaren.
3	Projekt gemeinsam prüfen.
4	Abnahmeprotokoll erstellen.
5	Mängel notieren oder bestätigen, dass alles in Ordnung ist.
6	Beide Seiten unterschreiben.

Merksatz für die IHK (FISI)

Nach der Leistungserbringung:

📅 Abnahme vereinbaren.
🔍 Projekt prüfen.
📝 Abnahmeprotokoll erstellen.
❌ Mängel dokumentieren und Frist festlegen.
✍️ Beide Seiten unterschreiben.
🛡️ Gewährleistung und Garantie beachten.

Einfach merken 🚀

Frage	Antwort
Ist die Arbeit fertig?	Ja, die Leistung wurde erbracht.
Was passiert jetzt?	Der Kunde prüft das Ergebnis.
Wo wird alles aufgeschrieben?	Im Abnahmeprotokoll.
Was passiert bei Fehlern?	Sie werden dokumentiert und später behoben.
Wann ist alles abgeschlossen?	Nach den Unterschriften beider Seiten.

Prüfungstipp (IHK)

Wenn in der Prüfung gefragt wird: "Welche Schritte sind nach Abschluss der Leistungserbringung notwendig?" Denke an diese Reihenfolge:

📅 Abnahme vereinbaren
🔍 Leistung prüfen
📝 Abnahmeprotokoll erstellen
❌ Mängel festhalten und Frist vereinbaren
✍️ Auftraggeber und Auftragnehmer unterschreiben
🛡️ Gewährleistung und Garantie beachten