Durch das Abnahmeprotokoll wird dokumentiert, welche Personen an der formalen Abnahme beteiligt waren und der Abnahme zugestimmt haben. Die beteiligten Personen unterschreiben das Abnahmeprotokoll in der Regel handschriftlich oder über digitale Signaturen. Außerdem wird detailliert festgehalten, wann und wo die Abnahme erfolgt.

Hauptbestandteil des Abnahmeprotokolls ist jedoch die genaue Beschreibung des abgenom- menen Produktes und die Erfüllung der Abnahmekriterien. Durch das Abnahmeprotokoll wird letztmalig die Möglichkeit gegeben, Mängel zu nennen und zu dokumentieren. Nachdem die Abnahme durchgeführt und das Abnahmeprotokoll unterschrieben wurde, gilt das Projekt als ab- geschlossen. Das Abnahmeprotokoll ist rechtlich bindend. Mit Unterzeichnung der des Abnahme- protokolls beginnt die Gewährleistungsfrist.